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采購商務禮品的技巧及建議
發布日期:2015/6/5
一、為什麽會賣不如會買 采購支出通常占銷貨收入的53%,當采購支出直接原料降低,若欲獲得相同的結果,則直接人工必須降低22%,製造費用必須降低24%;管銷費用必須降低 17%;若利潤比率想要維持不變,則銷貨收入必須增加34%。由此可見,透過采購成本的降低來提升企業利潤,不但輕而易舉,也不會引起競爭者的仿效,消費者也無由抗拒,反之,若經由提高售價或銷貨收入來改善利潤,則容易招致顧客的抵製或同業的惡性競爭,困難重重,所以在當前的經營環境下,采購的成功與否不僅關係企業產銷活動的正常運作,更直接影響經營利潤,以及企業的商譽與形象。因此會賣不如會買,絕非言過其實。
二、優秀的采購人員應具備哪些品德? 公正與誠實;臨財不苟得;敬業精神;虛心與耐心;
三、優秀的采購人員應具備哪些才能? 成本意識與價值分析能力;預測能力;表達能力;專業知識;
四、為什麽有些企業或機構采用分段式采購作業? 分段作業具有以下優點:每位采購員隻負責采購過程中的一部分,熟能生巧,可減少錯誤的機會,並提高辦事效率。一方麵是分工合作,另一方麵則是內部牽製,除非全體人員沆髒一氣,否則勾串不易。
五、為什麽采購工作必須擬訂策略? 策略之擬訂,是基於外在環境分析及企業自我評估的結果,另外從采購力量與供應力量的抗衡,自可找出機會點或弱點,因此能夠發展對付供應商的策略,而其也將成為采購人員執行工作的行動方針。
六、哪些物料值得擬訂采購策略? 對企業產銷活動及成本發生重大影響的物料,須擬訂采購策略。例如:高附加值的。因為外部條件變化,例如:戰爭、運輸困難、匯率重大變動等,導致短缺性的物資。自然因素用完後無法再製的物資,例如:銀、鉛、汞等。
七、當買方占優勢時,應采購何種采購策略? 通常會采購壓製策略。將采購數量分散給幾個供應商。適當施加壓力迫使賣方降低。應以采購現貨為宜。除了與現有的供應商交易外,對於有意來往的新供應商也應保持聯係。要求供應商提高送貨次數,協助倉儲單位降低存貨。不必自行設廠製造。應加以研究采用替代品的可行性。迫使供應商透過工程的方法降低購入成本。請賣方承擔物品運送或儲存的責任。
八、當賣方占優勢時,應采取何種采購策略? 采取靈活多變策略。
所需數量需向一家廠商采購。不主動與供應商洽談價格。設法與供應商簽訂長期合約。積極尋求新的供應商。應保有安全存量。買方應設法做到自給自足應積極尋求替代品。著手工程研究來獲取較低的采購成本。自行前往供應商處提貨。
九、當買賣雙方勢均力敵時,應采取何種采購策略? 采取平衡策略。
其行動方針如下:交貨正常則應保持現況;若有廠商發生延遲交貨或數量不足,則在尋求其他廠商承諾後,才謹慎轉移數量。買方可尋機會要求賣方降價。買方可以兼取現貨及合約采購。擇優選用新的供應商,替代比較不利的來源。應保持相當存貨以為緩衝。若買賣雙方配合尚好,則無需設廠製造;但若雙方關係日漸惡化,應考慮自行開發來源的必要。引介替代品造成優勢。由於價格工程投入不菲,因此價值工程必須因勢製宜。視其買方是否較賣方誰有優勢?而要求賣方還是
十、現用現購適用於哪些狀況?按訂貨生產的企業。
供應來源暢旺不斷。3)價格看跌的物品。4)易腐蝕的物品。5)財力不足的企業。
十一、預購備用適用於哪些狀況?
1)生產穩定的企業。2)存量管製的物品。3)耐久性物品且儲存空間小者。4)固定購入成本。
十二、什麽是投機采購?適用於哪些狀況?
所謂“投機采購”即采購數量為正常使用量或采購量的許多倍。通常適用於下列三種狀況:1)物品價格的看漲。2)預期來源的短缺。3)財力雄厚的企業。 
十三、什麽是長期合約采購?有何優缺點?
所謂“長期合約采購”即由買方承諾在某一段時間內,向賣方采購一定數量的物品,並簽立合約以為雙方信守。其優點:1)期約交貨,來源穩定。2)量值巨大,交易條件較佳。3)法律保障,各蒙其利。其缺點:1)價格協商不易,合約形同虛設。2)合約數量固定,難以配合市場調。3)依賴成性,采購功能降低。
十四、什麽是多家供應?有何優缺點?
所謂“多家供應”即分散來源,將采購數量分配給數個不同的供應商。其優點:1)賣方競爭,使賣方產生危機意識。2)來源分散,不虞中斷。3)市場情報較多,有利於掌握趨勢。4)較易獲取產品專業知識。其缺點:1)分散采購,損失數量折扣。2)買賣雙方缺乏依存關係。3)增加交貨管理的負擔。
十五、多家供應適用於哪些狀況?
多家供應較適合下列狀況:1)主要原料或物品的需用數量龐大。2)賣方無法獨力供應。3)規格標準化的物品。
十六、什麽是獨家供應?適用於哪些狀況?
所謂獨家供應是指僅向一個供應商采購。適用於以下狀況:1)買賣雙方利害與共。2)來源管製或獨占市場。3)精密複雜試製品。4)產品生命周期短,及經常需要變更設計。5)產品需具有獨特性。
十七、什麽是聯合采購?有何優缺點?
所謂的聯合采購是指匯集同業或關係企業的需求量,向供應商訂購。聯合采購優點:1)統籌供需,建立產銷秩序。2)價格優惠。3)促進同業合作,達成經濟外交。聯合采購缺點:1)采購作業手續複雜,主辦單位必須煞費周章。2)采購時機與條件未必能配合個別需求。3)造成聯合壟斷。十八、聯合采購適用於哪些狀況?會遭遇哪些問題?
聯合采購適用於:1)進口管製下發生的緊急采購。2)賣方市場,買主勢單力薄。聯合采購麵臨下列問題:1)數量分配不均。2)報價方式混亂。3)付款能力不一。4)提貨工作緩慢。
十九、如何尋找供應商?
尋 找供應商廣開來源,不管是自行征求或經由報轉介紹,必須主動積極,另外供應商的尋求不應局限於本地或本國,也應該利用外地或國外的供應來源。尋找供應商由 下列各種途徑來進行:1)利用現有的資料。從建立合格廠商的檔案或名冊中甄選。2)公開招標。3)透過同業介紹。3)新聞專業刊物。4)公會或采購專業顧 問公司。4)參加產品展示會。
二十、是否隻由采購人員來擔負評選供應商的責任?
宜由采購、工程、品管及生管人員等組成評選供應商小組,收集思廣義之效。
二十一、評選廠商有哪些客觀標準?
評選廠商的客觀標準包括一般經營狀況、製造、技術、財務狀況、品管能力及管理製度。
二十二、為什麽合格廠商尚須加以分類、分級?
合格廠商的分類是按各廠的專業功能予以歸類;分級是將各類的合格廠商按其能力劃分等級。分類的目的為避免廠商包辦各種采購案件,預防外行人做內行事;分級的目的是防止廠商大小通吃,配合采購的需求,選擇適當的廠商。
二十三、詢價的對象是否愈多愈好?
原則上來說,詢價的對象應該是愈多愈好,因為報價的廠商愈多,就可精挑細選和讓供方競爭激烈,降低成本。
二十四、為什麽供應商必須提供成本分析表?
由於買方預估的底價或預算有時並不十分可靠,若能借重供應商的成本分析(Cost Analysis),或許可以事半功倍。
二十五、成本分析若由賣方提供,對議價有何不便?
成 本分析使用的報表通常有兩種方式:1)由各報價廠商自行提供。2)由采購單位事先編訂製式報價單或成本分析表,提供給所有供應商統一填報。若采用第一種個 別提報的方式,會因各廠商之間報價的內容或成本分析的項目很難獲得一致,而增加采購人員將來議價、比價工作的困難,甚至有些供應商可能會避重就輕,因陋就 簡,這種草率的成本分析表所能提供的效益就相當有限。反之,采購用第二種製式的成本分析表,則因報價內容與項目已經采購單位予以事先規劃,各廠商報價基礎 完全一致,不會發生參差不齊的現象,使比價工作事半功倍。
二十六、為什麽需要進行價格分析?
價格分析可相 互比較供應商的報價內容,達到公平競爭之目的。進行價格分析將可獲得下列效益:1)事先發現報價內容有無錯誤,避免造成將來交貨的紛爭,且確保供應商所附 帶的任何條件,均為買方可以接受者。2)將不同的報價基礎加以統一,以利將來的議價、比價工作。3)培養采購人員的成本分析能力,也可避免按照“總價”來 談判的缺失。
二十七、議價應從報價較高或較低的廠商開始?
經過報價分析與審查,將3~7廠商的報價按高低 次序排列(比價),先找比價結果排行第三低者來議價,探知其降低的限度後,再找第二者來議價。經過這兩次議價,“底價”就可能浮現出來。若此底價比報價最 低者還低,表示第三、第二低者承做的意願相當高,則可再找當初報價最低者來議價,以前述第三、第二低者降價後的底價,要求最低者降至底價以下來承做,若當 初報價最低者不願降價,則可交予第二或第三低者按議價後的最低價格成交。
二十八、采購人員如何善用上級主管的議價能力?
供 應商降價的意願與幅度,常因議價對象不同而有差異,如果采購人員對議價的結果不滿意,應要求上級主管、采購經理、甚至總經理出馬,邀約賣方的的業務經理或 更高層直接對話,因為高階主管不但議價技巧熟稔,談判能力較高,且社會關係良好、地位較高,比較容易贏得對方的信任與友誼,往往隻要招呼一聲,就可獲得令 人相當滿意的議價效果。
二十九、對於組合式的產品,應采取何種議價技巧?
應以“化整為零”的議價技 巧:1)請能供應完整產品的廠商提供報價單,但是報價單中必須將各項組件分開報價。2)依各供應商的報價單,找出總價最低者,訂為將來成交價格的上限。 3)另請其它專業廠商(不能提供完整產品者)就單項組件提出報價。4)從所有廠商的報價單中,包括提供完整產品及單項組件者,將各單項組件的最低價挑選出 來。5)將前述各單項組件的最低價格加起來,得到的總和訂為將來成交價格的下限。6)依據第二項的上限,及第五項的下限,將來的成交價格介於上、下限之 間。不過,下限隻是各單項組件價格的總和,須加計組合費用、測試費用等,所以最低的總值應略高於下限。
三十、為什麽買方不宜過度壓迫賣方降低價格?
1) 造成眾多劣質廠商:當買方強迫賣方接受不合理的價格時,有些廠商可能會憤而離去,留存的廠商恐怕已無優秀,徒然造成交貨、品質方麵的困擾,就買方而言說不 定得不償失。2)造成報複可能:當市場狀況好轉時,原來委曲求全的廠商,必定會連本來利通通要回來,造成買方成本暴漲。
三十一、為什麽買方不可輕易表露購買意願?
買 方應采取“欲擒故縱”的議價技巧,不要明顯表露非買不可的語態,否則將使買方落居劣勢,買方還可采取“若即若離”的姿態,若能判斷賣方有強烈的出售意願, 再要求更低的價格,並作出不答應即行放棄,或另行尋求其他來源的表示。若賣方雖想出售,但利潤太低而要求買方酌情加價。此時,買方的需求若相當急迫,應可 略加價格迅速成交;若買方並非迫切需求,則可表明絕不加價的意思,賣方極可能同意買方的降價要求。
三十二、對供應商的報價不敢貿然議價時應如何處理?
請 供應商公開成本資料,然後加上合理的利潤來計算價格。就成本而言,須將成本逐項查對,最主要是把供應商可能灌水的項目加以剔除或削減;就利潤而言,由於各 行各業的情形不盡相同,因此很難有一定的標準,另外還得看交易金額大小而定,供應商利潤通常會隨交易金額的擴大而降低。
三十三、為什麽供應商經常不能如期交貨?
1)超過產能或製造能力不足。2)轉包不善。3)缺乏責任感。4)製造過程或品質不良。5)材料欠缺。6)報價錯誤或價格太低。
三十四、造成交貨延遲的原因有哪些是買方的責任?
1)購運時間不足。2)規格臨時變更。3)生產計劃不正確。4)緊急訂購。5)選錯訂購對象。6)催貨不積極。7)未能及時供應材料或模具。8)技術指導不周。9)遇有低價訂購。
三十五、如何才能確保供應商如期交貨?
1)製訂合理的購運時間。2)銷售、生產及采購單位加強聯係。3)期中稽催,駐廠查驗。4)準備替代來源。5)加重違約罰則。
三十六、如何做好驗收工作?
1、點收數量。2、檢驗品質:1)確認供應商,物料來自何處,有無錯誤或混亂。2)確定送到日期與驗收日期。3)確定物料的名稱與品質。4)清點數量。5)通知驗收結果。6)處理短損。7)退還不合格物品。8)處理包裝材料。9)對已驗收存儲的物品加以標識。
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